一、概述

1. 传统会议通知的难题

在信息高速发展的当今社会，正确的管理与发展决策是影响到企业的发展与生存的一个重要因素，而会议则是形成正确决策的最为广泛而有效的方式。为提高效益，会议倡导者需要提前确定会议的主题、议程和会议列席名单，并把会议相关的详细信息传达给参会人员。参会人员对会议议题经过深思熟虑之后，才可能在有限的会议时间内发表个人的见解，使会议达到预期的目的。

但是要做好上述会议的通知工作，并非易事。

通知会议占用了组织者大量的时间，使其没有足够的精力做好更重要的会议准备工作，例如起草会议议程及议题，选择确定参会人员名单等；

遇到大、中型会议的召开，参会人员多，通知往往浪费时间又有遗漏；

重复而且令人烦躁的拨打电话通知工作，严重挫伤组织者的工作积极性；

通知者个人的情绪会影响通知的准确性和有效性；

遇到大型会议，会议通知进度不能满足实际需求；

会议组织者难以快速、全面、准确地找到参会人员的全部联系方式，故无法在特殊情况下及时通知列席；

遇到参会人员外出，通知变得更加困难；

繁忙会议通知工作具有突发性，安排多人造成人力资源浪费，安排一人则延误通知，费时又费力，且不能给参会人员充足的思考时间； 传达会议议题及议程等信息难。电话通知往往会造成参会人员遗漏会议信息，而人工通知（以纸质文件）则造成资源浪费、效率低下，并且不能满足外出参会人员的客观需求；

2. 蓝星际会议通知系统

基于以上问题，考虑到中国目前大部分人均拥有手机，深圳市蓝星际电子有限公司与湖北移动通讯公司合作开发了蓝星际无线语音会议通知系统，它可以解决上述问题。该系统将会议内容及需通知者输入电脑，由电脑自动进行拨号通知。对于用户多的单位，可采取多条线同时通知。

--强大的数据库支持----所有的人员名单、会议信息、历史资料等得以完整、详细保存，无需为信息筛选或临时查找而伤透脑筋，使您一切尽在掌握； --会议信息个性化定制----只需输入相关主题，所有相关数据全部自动调出，您可按单位、部门、职务、政治面貌、性别等相关字段来定制参会人员的名单；

--操作简便、快捷----对于大面积的通知、通告的发布，该系统方便、快捷的优势更是显而易见；它使会议的通知变得如此简单，你只需通过系统对所需要召开的会议信息进行定制，剩下的事情就可以交给系统自动完成了。

从以上可以看出，蓝星际会议通知系统可有效的提高工作效率，不仅仅是为企业节省了人力和时间，更重要的是使会议的组织与通知变得更加方便，更加及时，大大提高企业在各种环境中的决策和经营管理能力并节约了企业的运行成本。同时，它不需要价格昂贵的专用硬件设备，并有良好的扩展性，具有优秀的性能价格比，是您企业进行会议通知、管理的最佳选择。 3. 与短消息通知相比较

中国移动在通知客户时往往采用短消息系统，但由于与一些特殊原因，（比如短消息接送知识不是很普及），信息有效覆盖率不是很高，如果采用语音方式通知，则用户很容易就接收到，但传统的语音通知方式均通过固定电话网进行话费催缴等语音服务，这样对于移动公司和客户来说，均增加了开支。蓝星际公司的这套手机自动语音通知系统，建立在移动网的基础上，通过移动网络系统直接拨打用户手机，结合移动公司虚拟网，对于被通知用户可以以被叫包干的方式节省话费。 二、系统主要功能

根据用户设定的通知条件（如某群组），从数据库中自动查找符合条件的用户，对该用户的电话号码进行自动拔号，并监测用户电话线路的相应变化，如用户提起电话机接通电话，系统自动以电话语音(可选电话录音或文本转语音TTS)方式对该用户进行提醒,提醒完毕后系统播放相应语音，要求用户输入相应的电话按键进行确认（按1键对本次电话通知的内容进行正常确认，如不按健则认为未确认，可由操作者检查后重发或其他方式联系）。 对于使用者来说，具体有以下功能

1）群组设置

设置不同的群组，如001代销组 002 市场部

该功能主要是当通知针对不同的用户群时，可将被通知者进行细分，从而方便通知时的群发。

2）客户群组处理

录入客户资料，将客户设为某群组成员或从该群组中删除。

3）客户群组查询

群组号（输入）显示该群组所有成员或该客户所属群组或 手机号（输入）显示该客户所属群组

4）会议内容编辑

录入会议内容，系统自动将其生成语音文件，供发送。

5）会议通知发送

有以下三种发送选择：

按群组（如市场部）发送时，选择群组，将会议通知逐一发送给该群组用户。 所有发送时，将会议通知逐一发送给所有用户。

个人发送时, 录入客户手机号，显示姓名，发送给该用户。

6)发送情况查询

查询会议通知发送的效果，即能查看通知收到者的确认情况。

该功能主要是检查是否有未开机用户或为明确听清会议通知用户，从而有针对的进行重发，或多次通知均不成功情况下（如停机），考虑采取作其他方式的通知准备。

三、系统主要特点

1．安装、维护方便。

运行于Windows 2000/XP平台的办公台式电脑上，安全可靠，简便快捷，安装后即可运行。不需要服务器或工控机，办公电脑在运行通知业务的同时可以做其它任务。

2．无需专业语音卡，系统先进但不复杂，投资成本低。

由于各企业会议通知业务并不象证券部、银行那样繁忙、及时，所以投资含语音卡的语音服务系统对于移动通讯公司来说成本太高，也无必要，更增加了维护的复杂性。

3．采用移动固定台+SIM卡即可实现会议通知，SIM卡由移动公司提供，用户号码加入移动虚拟局，并提供被叫包干，节省费用。

4．通过无线设备进行连接，不用上网，方便使用。

5．系统提供简单、直观的流程定义界面；这样可方面地扩展查询等功能，而不用程序进行大的更改，从而保持系统稳定。

6．可与用户生产数据库对接，提供更丰富的服务。

可以与用户生产数据库对接，以便通过语音为客户提供数据库中的信息。本系统可以连接Oracal、Sybase、SQLServer、Infomix、DB2等多种数据库系统。

7．实现会议通知自动化，提高办公效率，增强企业竞争力。

8．安全可靠，与短消息相比，可获取收到者的反馈确认信息，从而了解发送效果，采取相应其他的准备。

9．配套提供以下功能：

1）可方便加入重要客户生日祝福等内容，加强客户关系管理，提升企业服务 2）可方便加入内部职工活动安排，企业管理人性化，丰富企业文化，提高企业凝聚力。

四、系统主要构成

1．无线接入设备固定台及移动号

2．P233以上微机（windows 2000/XP操作系统，带语音modem卡）

3．蓝星际无线会务自动通知系统软件

五、系统实施

可直接将软件安装在企业办公台式电脑上。每日只须将会议内容及通知人员信息录入即可实现自动通知。

实施周期：

我们可在 日内完成系统的实施。

附1：系统参考提示语音

参考会议通知语音：

“您好！本公司于本周五下午3：00在会议室召开季度总结会议，全体员工务必参加。”请按1键确认。咨询请拨xxxxxxx。”