一、系统简介

管理处自动电话服务系统采用最先进的计算机电话语音系统集成技术，将管理处需要电话操作的自动语音查询、自动电话通知、留言投诉报障等业务融为一体，建立完备的电话服务平台。它可以：

充实管理处营业厅服务的功能；

联结管理处和用户的纽带；

提高管理处的地位、实力和创一流星级服务的整体形象；

加强管理处对用户的服务，减少用户对营业员的询问；

自动拨打催缴费或电话通知，减少工作人员的工作强度；

配合管理处改善服务宗旨的贯彻执行；

加大管理处业务宣传力度，提供方便的咨询服务；

本系统以完备的功能和可靠的性能成为构筑管理处电话语音平台的最佳选择。

二、系统主要功能

系统有三大功能：

1．自动查询

1）．管理费、水费等查询；

2）．最新服务设施(游泳池等)的开放时间、地点、收费标准的查询；

3）．最新通知和活动查询，如停水电通知，开展活动等；

4）．管理处法规咨询。

2．自动催缴及通知

1）．自动催缴欠费用户；

2）．自动发送电话通知；

如需要，也可给客户发传真。

3．语音留言

建议、投诉和报障服务。

三、系统主要特点

1．安装、维护方便。

纯软件系统，运行于Windows 2000/XP平台，安全可靠，简便快捷，安装后即可运行。

2．无需语音卡，投资成本低。

由于管理处业务并不象证券部、银行那样繁忙、及时，所以投资含语音卡的电话服务系统对于管理处来说成本太高，也无必要，更增加了维护的复杂性。

3．可与用户生产数据库对接，提供更丰富的服务。

可以与用户生产数据库对接，以便通过语音为客户提供数据库中的信息。本系统可以连接Oracal、Sybase、SQLServer、Infomix、DB2等多种数据库系统；

4．自动语音查询的流程可以自由定义。

系统提供简单、直观的流程定义界面；这样可方面地扩展查询等功能，而不用程序进行大的更改，从而保持系统稳定。

5．可支持普通话及广东话等，适合不同需要的人士。

6．配套提供以下功能：

1）．丰富数据管理功能。包括增加、修改、删除、选择数据，自动生成通知催缴数据库；

2）．可以方便地查询自动语音流程和传真流程中使用的语音文件和传真文件名称、按键序列等，并可以为它们制作备忘标签。

四、系统主要构成

1．模拟电话线

2．P233以上微机（windows 2000/XP操作系统，带语音modem）

3．蓝星际管理处自动电话服务系统软件

五、系统实施

三种情况的应用

简单地实施应用

可直接将软件安装在管理处的计算机上。每日只须将待催缴管理费业主信息录入即可催缴，而活动、通知则须用带声卡计算机简单录音。

有自己的管理信息系统

如管理处有自己的管理信息系统和数据库，提供相应的接口我们可以让系统取得相应的催款等服务数据，这样可与原管理系统联合成一个整体的服务系统。

需构建信息支持系统

如管理处无自己的管理信息系统，我们也可以为您构建相应的支持系统。

实施周期：一周内

我们可在一周内完成系统的实施。

附1：系统参考语音流程

附2：管理费催缴、活动通知服务

对于未缴纳管理费的业主，可采用电话催缴方式，这需要建立一个小的数据库管理系统（包括管理前面的通知、活动、保障处理等）或者与管理处的相关系统相联接，取得相应数据，具体有以下数据：

用户房号：记录通知的业主房号

电话号码：记录催缴所需拨通的电话号码

欠费金额：记录未缴纳的管理费、水费金额

发生欠费具体时间：记录欠费所发生的年、月

欠费时长：以月来记录。

催费时间： 白天（8：00-18：00） 夜间（18：00-22：00）

或全天：8：00-22：00

是否已催费：是/否

催费次数：5次/8次

一个催费的语音例子（其中斜体字为催缴数据库中数据）：

您好，管理处提示您，您的管理费帐户出现了欠费，共欠缴自2002年3月到2002年6月共4个月管理费，合计 960元整，请在本月28日前前往管理处缴费或者将现金存入您的代收费帐户。谢谢！

同时，一些活动或通知也可以类似方式主动告知有需要的业主，从而提高服务的档次，由被动服务到主动服务。如可发以下通知：

您好，管理处与xx医院共同主办老年健康咨询，并免费检查身体，欢迎参加，时间6月8日，地点中心广场。